L’account di posta offerto da Google è davvero comodo anche nella versione su server, ma per molti l’uso delle cartelle di Outlook per smistare la posta è ancora più comodo. Per poter ordinare la tua posta secondo le tue necessità, e simulare l’esistenza di “cartelle” entro cui smistare automaticamente le email che ti arrivano, puoi utilizzare le etichette e i filtri in modo combinato e far sì che la tua pagina online dell’account google assuma esattamente l’aspetto che desideri! In questa guida ti dirò come sfruttare al meglio questi due strumenti a tua disposizione.
Accedi al tuo account di posta online di Google mail inserendo il nome utente e la password nei campi indicati.
Una volta che la schermata principale del tuo account email sarà caricata, clicca su “Impostazioni” (link testuale in alto a destra, si trova subito dopo “Esci” e “Guida”).
CREAZIONE DELL’ETICHETTA
Nella schermata che si aprirà, clicca su “Etichette”, e poi scrivi il nome dell’etichetta che vuoi creare nella casella dove è indicato “Nuova etichetta”, nella sezione “Etichette”, subito dopo la sezione “Etichette di sistema”.
Supponiamo, ad esempio, che tu voglia smistare automaticamente tutte le notifiche di Facebook ed evitare che intasino la tua posta in arrivo (pur mantenendo il diretto controllo di tutte le nuove email in arrivo): in questo caso, il primo passo è creare un’etichetta apposita: scrivi dunque “FACEBOOK” (o Facebook) nella casella, e poi clicca su “Crea”.
Quando crei una nuova etichetta, viene automaticamente selezionata l’opzione “mostra”, e ciò significa che verrà mostrata nell’elenco a destra della schermata principale del tuo account, subito sotto le etichette di sistema (“Posta in arrivo, speciali, posta inviata, bozze, cestino ecc…v. immagine al passo 5). Se desideri invece nasconderla, basterà selezionare l’opzione “nascondi” invece di “mostra”. Potrai comunque visualizzarla cliccando sul link “Altre”, come puoi vedere nell’immagine al passo 5.
CREAZIONE DEL FILTRO
Successivamente alla creazione dell’etichetta, torna in cima alla pagina nel menù “Impostazioni” e clicca stavolta sul menù “Filtri”, infine sul link testuale “Crea un nuovo filtro”.
Qui dovrai inserire le informazioni delle mail che vuoi filtrare.
(Per poter vedere le caratteristiche delle mail inviate da qualcuno in particolare, senza chiudere la pagina su cui stai lavorando, basterà cliccare con il tasto destro del mouse su “Posta in arrivo” e selezionare l’opzione “Apri in un’altra scheda”).
Apri l’email interessata e clicca su “Mostra dettagli” per visualizzare l’indirizzo completo del mittente e altre informazioni utili.
Nell’esempio di Facebook quindi, poichè ogni notifica ha un ID diverso nella parte iniziale dell’indirizzo email mittente, per creare il filtro basterà scrivere nel campo del mittente “Da:” la parte finale di tutte le notifiche di facebook, che è “facebookmail.com” ed è sempre invariata. Sarai così certo che tutte le notifiche di facebook verranno inserite in questo filtro.
Clicca su “Ricerca di prova” per verificare che sia corretto e poi clicca su “Passaggio successivo”.
ASSEGNAZIONE DEL FILTRO ALL’ETICHETTA
Nel secondo passo della creazione del filtro, dovrai scegliere cosa fare delle email filtrate: innanzitutto, seleziona “Applica l’etichetta” e scegli l’etichetta desiderata (nel mio esempio, “FACEBOOK”), e poi decidi se vuoi far apparire la notifica di ogni nuova email nella “Posta in arrivo” oppure se nasconderla ed inviarla direttamente all’etichetta, mostrando la notifica della nuova email (verrà indicato il numero di nuove email tra parentesi e il nome dell’etichetta sarà visualizzato in grassetto): nel secondo caso, seleziona anche la prima opzione “Ignora posta in arrivo”. Se temi che alcune notifiche possano essere considerate come spam, seleziona anche “Non inviare mai a Spam”. Prima di dare l’ok, ricordati sempre di selezionare l’opzione “Applica il filtro anche alle conversazioni seguenti”, così potrai essere sicuro di avere tutte le email che ti interessano nella tua etichetta, anche quelle che ti sono già arrivate.
Devi ripetere i passi 3 e 4 per tutti gli indirizzi o altre caratteristiche che definiscono le mail che vuoi smistare nell’etichetta che hai creato. Per ogni nuovo criterio di ricerca che vuoi definire (ad es. un altro indirizzo diverso dal precedente, o un determinato oggetto), dovrai creare un nuovo filtro, e poi nelle “azioni”, potrai assegnare nuovamente l’etichetta creata al nuovo filtro.
Potrai così avere sulla destra una lista di “categorie” simile alle cartelle di Outlook, personalizzabili anche nel colore, che ti aiuteranno a gestire in modo più naturale ed ordinato la tua casella di posta elettronica.
